Woonplus Schiedam live met SmartDocuments

Woonplus Schiedam is recentelijk live gegaan met SmartDocuments. De documentgenerator wordt doorgestart vanuit Empire van DSA Vision en documenten worden automatisch gearchiveerd in DisKis van DataBalk.

Enthousiast
Kevin Stouthandel, samen met Danny van Nielen onder meer Applicatiebeheerder van SmartDocuments, reageert enthousiast. ,,Nu het huisstijl- en sjabloonbeheer uit DisKis is gehaald en we dit met SmartDocuments doen, is het beheer sterk vereenvoudigd. Aanpassingen doen we nu bijvoorbeeld in één bouwsteen, in plaats van in meerdere, of soms in alle losse 180 sjablonen afzonderlijk. Ook de eindgebruikers reageren positief; werken met SmartDocuments is eenvoudig. Iedereen raakt er aan gewend’’.

Keuze
Een terugblik. Paul Tuinte, partner van SmartDocuments voor woningcorporaties, kwam midden 2009 in contact met Woonplus Schiedam. Hij licht toe: ,,Woonplus was op zoek naar een documentgenerator die enerzijds gekoppeld kon worden aan het primaire systeem Empire van DSA en anderzijds aan DisKis, of aan een op SharePoint-gebaseerd DMS systeem. Omdat SmartDocuments vanuit ieder systeem door middel van XML kan worden doorgestart en al over een koppeling met DisKis van DataBalk beschikte, volgde al snel een principekeuze voor SmartDocuments. Het feit dat er ook al een SharePointkoppeling beschikbaar is, maakte SmartDocuments voor Woonplus een toekomstvaste applicatie’’. Naar verwachting wordt DisKis op termijn vervangen door Share.Docx van de firma ShareOne, een op SharePoint gebaseerde DMS-oplossing.

Proeftuin
Na de principekeuze is enkele dagen erna een proeftuin ingericht, waarmee de integratie met Empire en DisKis werd aangetoond. ,,Wat er bij Woonplus vervolgens is gebeurd, heb ik nog niet vaak meegemaakt’’, vertelt Paul Tuinte. ,,Na een korte instructie en gewapend met documentatiemateriaal zijn Kevin en Danny ‘gewoon’ met SmartDocuments aan de slag gegaan. Eigenlijk kan je wel zeggen, dat ze zich de materie van SmartDocuments volledig zelf eigen hebben gemaakt. Dat vind ik knap, want meestal ondersteun ik mijn nieuwe klanten bij de huisstijlmigratie en sjabloonbouw. Maar dit vind ik echt de beste reclame voor SmartDocuments’’, complimenteert Paul de Applicatiebeheerders van Woonplus Schiedam.
Kevin nuanceert bescheiden: ,,Danny en ik hebben al veel ervaring in diverse programma’s. SmartDocuments was dan wel nieuw voor ons, maar de applicatie is erg intuïtief. Als je de logica van SmartDocuments snapt, ben je snel in staat om sjablonen te bouwen’’. ,,En daar is SmartDocuments nou nèt voor bedoeld’’, benadrukt Paul, ,,Woningcorporaties zijn niet langer afhankelijk van externe consultants voor sjabloonbeheer: ze kunnen het eenvoudig zelf doen’’.

Implementatie
De implementatie – in feite het omzetten van de proeftuin naar de productieomgeving – is in één dag afgerond. ,,We hadden natuurlijk het voordeel dat we alle sjablonen al in de proeftuin konden bouwen en testen, zonder daarmee de productieomgeving te verstoren’’, licht Kevin toe. Hij vervolgt: ,,Fase 1 is nu operationeel. We hebben eerst alle Empire en DisKis documenten (200 sjablonen totaal) in SmartDocuments opgenomen. Dat zijn de uitgaande documenten. We hebben daar bijvoorbeeld ook de eindgebruikers bij betrokken. Ze hebben invloed kunnen uitoefenen op inhoud en naamgeving. Dat was handig voor ons en goed voor het draagvlak. Nu gaan Danny en ik van start met Fase 2, dat zijn de interne documenten, denk hierbij aan notulen en agenda sjablonen’’.

Lering
Volgens Paul Tuinte kunnen andere woningcorporaties – ongeacht om welke applicatie het gaat – lering trekken uit de aanpak die Woonplus heeft gevolgd. ,,Een reële doorlooptijd, een proeftuin los van productieomgeving, slimme Applicatiebeheerders die ook echt tijd krijgen voor hun taak, fasering, betrekken van eindgebruikers in de productiefase; het zijn de voorwaarden voor succes waar helaas niet alle organisaties in voorzien bij implementaties. Dan worden het valkuilen en Woonplus heeft deze valkuilen meesterlijk omzeild’’, besluit hij tevreden.

''Beste woningcorporatie van het land'' kiest voor SmartDocuments

Woningcorporatie Omnivera uit Hardinxveld-Giessendam - dit jaar voor het vierde jaar op rij uitgeroepen tot de beste woningcorporatie van het land - heeft onlangs voor SmartDocuments gekozen. Omnivera gaat de uitgaande poststroom uniformeren en optimaliseren met SmartDocuments. Voor digitalisering en optimalisering van de inkomende poststroom heeft Omnivera gekozen voor E-content van Van Dinther. SmartDocuments zal straks ook worden gekoppeld aan E-content, zodat delen van de uitgaande poststroom automatisch in het digitale archief wordt geregistreerd.

Woonplus Schiedam kiest voor SmartDocuments

Woningcorporatie Woonplus Schiedam heeft eind 2009 gekozen voor SmartDocuments. Woonplus maakt als ERP-systeem gebruik van Empire van DSA Vision. Vanuit Empire wordt SmartDocuments door middel van XML aangestuurd. Woonplus kan zo ten behoeve van sjabloonbeheer optimaal gebruikmaken van de efficiency van SmartDocuments. In de loop van 2010 wordt SmartDocuments ingericht en inclusief integratie met het DMS-systeem van Woonplus Schiedam ingebruik genomen. Op dit moment zit Woonplus Schiedam in een selectietraject voor een nieuw DMS. Naar verwachting zal SmartDocuments gaan integreren met een op Sharepoint gebaseerd DMS-systeem.

Trivire live met SG|tobias en SmartDocuments

Woningcorporatie Trivire, ontstaan uit fusie van de woningcorporaties Progrez, Interstede en Krispijn, zijn in januari 2010 live gegaan met SG|tobias van SG|automatisering en SmartDocuments. Een groot deel van de voormalige rtf-documenten, zoals huuropzeggingen, huurovereenkomsten en incassodocumenten, worden nu als XML-sjabloon in SmartDocuments beheerd. Vanuit SG|tobias wordt SmartDocuments doorgestart en het gewenste document opgebouwd.

DMS
Trivire heeft recentelijk ook gekozen voor het documentmanagementsysteem E-content van Van Dinther. Documenten die via SmartDocuments worden opgebouwd, worden straks in deze op Sharepoint gebaseerde DMS opgeslagen.

HW Wonen kiest voor SmartDocuments

Woningstichting De Maashoek, Woonstichting Union en Christelijke Woningstichting 's Gravendeel gaan op 1 januari 2010 fuseren. De corporatie die hierdoor ontstaat, gaat HW Wonen heten. Voor het beheren van de nieuwe huisstijl en uitgaande documenten gaat HW Wonen SmartDocuments inzetten. SmartDocuments beschikt onder meer over koppelingen met de modulen MPM, KIS en WMS van NCCW. Tuinte Communicatie coördineert de implementatie en ondersteunt HW Wonen bij de inrichting, de sjabloonbouw en ingebruikname van SmartDocuments.

Woonstad Rotterdam neemt SmartDocuments in gebruik

Woningcorporaties de Nieuwe Unie en Woningbedrijf Rotterdam (WBR) gaan 1 juli 2009 verder als Woonstad Rotterdam. De Nieuwe Unie maakte al enkele jaren gebruik van SmartDocuments. Deze applicatie voor huisstijl- en sjabloonbeheer wordt vanaf 1 juli voor heel Woonstad Rotterdam ingezet. SmartDocuments wordt aan ongeveer 750 medewerkers van Woonstad Rotterdam aangeboden, op dit moment voor documenten die niet uit het primaire systeem komen.

Woningstichting Progrez van start met SmartDocuments

Woningstichting Progrez uit Dordrecht gaat de rtf-documenten SG|tobias beheren met SmartDocuments. Met SmartDocuments ligt de huisstijl op één plaats vast, in plaats van in elk rtf-document afzonderlijk. Door de slimme opzet van SmartDocuments wordt het aantal sjablonen dat Progrez momenteel in beheer heeft bijna gehalveerd. Met de fusie in het vooruitzicht is bovendien de huisstijlwijziging straks een stuk eenvoudiger uit te voeren.