Tuinte Communicatie is partner van SmartDocuments en adviseert woningcorporaties die SmartDocuments willen inzetten als documentgenerator in combinatie met ERP- en DMS-systemen die bij de woningcorporatie in gebruik zijn. Klik hier voor huisstijlautomatiseringsnieuws.

Wat is SmartDocuments?
SmartDocuments is een slimme en eenvoudige oplossing voor het maken, gebruiken en beheren van huisstijl- en bedrijfssjablonen. De sjablonen die de basis vormen voor deze documenten maken uw beheerders eenvoudig zelf, zonder te programmeren! De beheervoordelen van SmartDocuments zijn enorm. De sjablonen zijn volledig macrovrij. Kennis van tekstverwerking is voldoende om zèlf sjablonen te maken. De huisstijl wordt op één plaats vastgelegd en niet langer in elk sjabloon afzonderlijk.

Wat doet SmartDocuments?
SmartDocuments vereenvoudigt en uniformeert sjabloonbeheer en documentcreatie. De sjablonen worden centraal en/of decentraal aangemaakt. Het naleven van de huisstijlregels gaat automatisch, ongeacht het aantal medewerkers. Mutaties in huisstijl of briefgegevens worden op één plek voor de gehele organisatie doorgevoerd. De eenvoud, de logica èn de vele gestandaardiseerde integratie- en koppelmogelijkheden met ERP, DMS en WFM applicaties, maken SmartDocuments tot geliefde software voor sjabloonbeheer- en documentcreatie. Woningcorporaties kunnen met SmartDocuments alle sjablonen op één plaats beheren. Variabele posities in sjablonen kunnen via de gebruiksvriendelijke SmartDocumentsvragen worden gevuld. Of natuurlijk automatisch; dit kan met behulp van XML-integratie en/of rechtstreekse database-integratie. Eenmaal gereed maakt SmartDocuments het document automatisch op in de juiste huisstijl.

Hoe werkt SmartDocuments in combinatie met een document management systeem (DMS)?
Er zijn diverse koppelingen beschikbaar met DMS-systemen. Vraag ons naar de mogelijkheden.

Wat zijn de voordelen van SmartDocuments?
Huisstijl op één plaats vastgelegd, in plaats van in elk document afzonderlijk. Wijzigingen zijn direct doorgevoerd voor alle gekoppelde sjablonen. Lage kosten, snelle terugverdientijd, korte implementatietijd, geen opleiding eindgebruikers, korte opleiding applicatiebeheerders, tijdwinst bij maken en gebruiken van sjablonen zonder programmeren, 0% foutkans in huisstijl, kop- en voetteksten. Documentcreatie, onafhankelijk van de ERP of DMS-oplossing.

Koppelingen: SmartDocuments is een open systeem dat eenvoudig kan worden gekoppeld aan Word van Microsoft Office, of Writer van OpenOffice.org en andere kantoorautomatiseringsprogramma's. Het pakket is tevens koppelbaar (XML) aan verticale systemen en applicaties, zoals ERP-systemen, document managementsystemen en workflowsystemen.
SmartDocuments wordt door woningcorporaties gebruikt in combinatie met onder andere primaire informatiesystemen van NCCW (First/Bis Suite), SG Automatisering (SG|tobias), DSA Vision (Empire) Centric (WocasX), Van Dinther (E-content), Cegeka (DISKIS), BCT Guiding documents (CORSA DMS), ShareOne (ShareDocX), E-archief/Klantvenster (Techxx).